„Der Rechner muss mit mir reden“

Im zweiten Teil unserer Artikelserie mit dem Behörden Spiegel steht das Beteiligungsmanagement der Dom- und Residenzstadt Zeitz im Vordergrund. Die Leiterin der Stabsstelle Controlling, Kerstin Hoffmann setzte sich erfolgreich für die Digitalisierung des städtischen Beteiligungsmanagements mithilfe von fidas Software ein.

Der Beitrag veranschaulicht die Herausforderungen einer 23.000 Einwohner Kommune wie Zeitz. Wie in vielen anderen Kommunen unterliegt hier unter anderem das Beteiligungsmanagement aus Kapazitätsgründen oft nur einer Stabsstelle. So auch in der Residenzstadt. Die Einzelkämpferin Frau Hoffmann sah sich anlässlich der gestiegenen Anforderungen der Aufsichtsbehörden und dem Konsolidierungsdruck des Haushaltes gezwungen, das städtische Beteiligungsmanagement auf eine ganzheitliche Software umzustellen. Da sie bereits in der Vergangenheit Versuche unternommen hatte, das Stamm- und Finanzdatenmanagement zu digitalisieren, zeigt der Artikel, worauf es ihr und der Stadt bei einer neuen Software ankam.

Eine schnelle Stammdatenverwaltung, ad-hoc Analysen und eine unkomplizierte Menüführung waren dabei nur ein paar Punkte. „Ich sage immer, der Rechner muss mit mir reden. Ich wollte eine Lösung mit einfachem Lizenzmodell, für die kein Expertenwissen notwendig ist.“ so ein Zitat von Hoffmann aus dem Artikel.

Zusätzlich geht der Artikel auf die Vorteile mit fidas Software im Arbeitsalltag ein. Der Stadt Zeitz war es wichtig, die Erstellung des Beteiligungsberichts mithilfe der Software umzusetzen. Durch den automatischen Export als Word-Datei sind so nachträgliche Änderungen im Bericht möglich, die den Erstellungsprozess maßgeblich vereinfachen. Auch die Vorab-Auswertungen zur internen Verwendung sind ein Kriterium, die Hoffmann zur Entscheidung von fidas Software anführt.

Ein weiterer Vorteil ist das nicht zu unterschätzende neue Design des Beteiligungsberichts. „Aufgrund der aussagekräftigen Grafiken liest sich der Beteiligungsbericht besser als zuvor. Das kommt gut bei Bürgern, Stadträten und Unternehmen an“ resümiert Hoffmann.

Der Artikel gibt weiterhin einen Ausblick auf den Ausbau des Controlling der Stadt und welche Rolle fidas Software dabei spielt. Zusammenfassend beleuchtet die Stadt, dass die übergeordnete Kommunikation auf ein neues Level gehoben wurde und sie zuversichtlich den Weg des digitalen Beteiligungsmanagements gehen.

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