Medienbruchfreies Arbeiten in Kommunen: fidas.Direkt als Schlüssel zur Effizienz im kommunalen Beteiligungsmanagement

In vielen Städten und Landkreisen in Deutschland ist das Beteiligungsmanagement nach wie vor ein komplexer und zeitraubender Prozess, der weitgehend analog abläuft. Diese traditionellen Methoden bringen erhebliche Herausforderungen mit sich, insbesondere wenn es um die Erfassung und Aktualisierung von Daten sowie die Weitergabe sensibler Informationen geht.

Mit der Digitalisierung und den Anforderungen der modernen Arbeitswelt wird die Notwendigkeit eines effizienten und medienbruchfreien Beteiligungsmanagements immer deutlicher. Die COVID-19-Pandemie hat diese Entwicklung weiter beschleunigt und gezeigt, wie wichtig die Digitalisierung der Arbeitsprozesse für die Aufrechterhaltung des Verwaltungsbetriebs ist​.

In diesem Kontext stellt fidas.Direkt eine entscheidende Innovation dar. Die Webplattform ermöglicht einen einheitlichen und sicheren Datentransfer zwischen Beteiligungsunternehmen und dem Beteiligungsmanagement. Durch die Nutzung von fidas.Direkt können Kommunen ihre Verwaltungsprozesse nicht nur effizienter gestalten, sondern auch die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit der Datenübermittlung erheblich verbessern​. Dies ist besonders relevant in Zeiten zunehmender Anforderungen an die Datenintegrität und den Datenschutz, da fidas.Direkt den gesamten Prozess des Datenaustauschs standardisiert und vereinfacht.

Dieser Artikel bietet einen detaillierten Einblick in aktuelle Herausforderungen für Kommunen und Beteiligungsgesellschaften, die Funktionsweise und die Vorteile von fidas.Direkt sowie die positiven Erfahrungen von Nutzern. Dabei zeigt der Artikel auf, wie die Software die Effizienz steigert und das kommunale Beteiligungsmanagement optimiert sowie welche konkreten Schritte notwendig sind, um von den zahlreichen Vorteilen dieser digitalen Lösung zu profitieren.

Status Quo und Herausforderungen

Das Beteiligungsmanagement in deutschen Kommunen steht vor erheblichen Herausforderungen. Die finanzielle Situation vieler Kommunen hat sich in den letzten Jahrzehnten verschlechtert, nicht zuletzt durch strukturelle Veränderungen, die Finanzkrise 2009 und die demografische Entwicklung. Viele Kommunen kämpfen mit hohen Schulden und knappen Ressourcen, was ihre Fähigkeit, effizient zu arbeiten, erheblich beeinträchtigt​.

Ein zentrales Problem ist die weit verbreitete Nutzung analoger Methoden zur Verwaltung von Beteiligungen. Dieser Prozess ist zeitaufwendig und fehleranfällig, insbesondere bei der Erfassung und Aktualisierung von Daten. Die Weitergabe hochsensibler Informationen erfolgt oft noch per E-Mail, was ein erhebliches Sicherheitsrisiko darstellt und nicht den heutigen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit entspricht.

Die COVID-19-Pandemie hat die Notwendigkeit der Digitalisierung weiter verdeutlicht und den Druck auf die kommunalen Verwaltungen erhöht, ihre Prozesse zu modernisieren. Trotz einiger Fortschritte bleibt die Transformation von einer passiven Beteiligungsverwaltung hin zu einem aktiven Beteiligungsmanagement eine große Herausforderung. Viele Kommunen haben bereits begonnen, ihre Beteiligungssteuerung zu verbessern, stehen aber vor der Aufgabe, diese Transformation umfassend und nachhaltig umzusetzen. Dies zeigt sich deutlich in einer Studie des Fraunhofer-Zentrum für Internationales Management und Wissensökonomie.

Zusätzlich zur finanziellen und organisatorischen Belastung müssen Kommunen auch die Anforderungen an Transparenz und Effizienz erfüllen. Dies erfordert nicht nur technologische Lösungen, sondern auch eine kulturelle Veränderung innerhalb der Verwaltungen. Die Einführung digitaler Plattformen wie fidas.Direkt kann dabei helfen, die Prozesse zu standardisieren, die Datenqualität zu verbessern und die Kommunikation zwischen den Beteiligungsunternehmen und dem Beteiligungsmanagement zu erleichtern​.

fidas.Direkt: Effizienz durch Digitalisierung

Unsere Entwickler haben fidas.Direkt als separates Web-Portal speziell entwickelt, um die Herausforderungen im Beteiligungsmanagement von Kommunen zu bewältigen. Das Tool ermöglicht einen standardisierten und sicheren Datentransfer sowie eine effiziente Kommunikation zwischen den Beteiligungsunternehmen und dem Beteiligungsmanagement. Durch die Einführung von fidas.Direkt können Kommunen ihre Verwaltungsprozesse erheblich optimieren und die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit der Datenübermittlung verbessern​.

Mit fidas.Direkt übergeben die Beteiligungsunternehmen ihre Finanzdaten direkt an das System. Die Web-Oberfläche ermöglicht das einfache Hochladen von Dokumenten wie Summen- und Saldenlisten, GuV- und Bilanzwerten sowie weiteren relevanten Unterlagen. Sobald Beteiligungsunternehmen neue Dokumente hochladen, informiert das System automatisch den Beteiligungsmanager, der dann entscheidet, ob die Daten ins System übernommen werden. Dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich und verbessert die Effizienz der Datenverarbeitung.

Der Anwender seitens der Beteiligung sieht in fidas.Direkt eine Übersicht der für die Beteiligung hochgeladenen Dokumente in den folgenden Bereichen:

• Saldenliste – Summen- und Saldenlisten (SuSas) können in verschiedenen Formaten (.pdf, .csv, .txt, .xls, .xlsx) hochgeladen und kommentiert werden. Dies erleichtert die Zuordnung zu spezifischen Perioden und die Nachvollziehbarkeit der Daten.

• Ist- und Plandaten – GuV- und Bilanzwerte können sowohl kumuliert als auch manuell als Ist- oder Planwerte eingegeben werden. Dies bietet eine hohe Flexibilität bei der Datenverarbeitung.

• Kennzahlen: Individuelle Kennzahlen aus fidas.Kommunal können gepflegt und einzelnen Perioden zugeordnet werden. Dies unterstützt eine präzise Analyse der finanziellen Leistungsfähigkeit der Beteiligungen.

• Dokumente: Beteiligungsunternehmen laden Verträge, Handelsregisterauszüge und andere wichtige Dokumente hoch und stellen sie zur Verfügung. Dies gewährleistet eine umfassende Dokumentation und erleichtert den Zugriff auf relevante Informationen.

• Bericht: AnwenderInnen können die GuV, Bilanz und Kennzahlen der erstellten Perioden betrachten und bei Bedarf in Excel exportieren. Dies ermöglicht eine detaillierte Analyse und Berichterstattung

Vorteile von fidas.Direkt

fidas.Direkt bietet eine Vielzahl von Vorteilen für sowohl Beteiligungsunternehmen als auch das Beteiligungsmanagement. Diese Vorteile umfassen eine erhöhte Effizienz, verbesserte Sicherheit und Transparenz sowie eine optimierte Kommunikation und Zusammenarbeit.

Vorteile für Beteiligungsunternehmen

• Arbeitsteilung: Aufgaben können einfacher aufgeteilt und Vertretungsarbeiten leichter übernommen werden. Dies erhöht die Effizienz und Flexibilität innerhalb der Beteiligungsunternehmen.

• Sicherheit: Der verschlüsselte Datentransfer verhindert den Versand sensibler Daten per E-Mail und erhöht so die Sicherheit und gewährleistet den Datenschutz.

• Statusmeldungen: Sofortige Statusmeldungen sorgen dafür, dass alle Beteiligten stets über den aktuellen Stand informiert sind, was die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Prozesse erhöht​.

Vorteile für das Beteiligungsmanagement

• Lückenlose Datenverwaltung: Alle Daten einer Beteiligung sind vollständig und sicher im System gespeichert. Dies gewährleistet eine umfassende und transparente Dokumentation.

• Medienbruchfreies Arbeiten: Durch die Integration aller Daten in ein System werden Medienbrüche vermieden und die Effizienz gesteigert. Dies reduziert den manuellen Aufwand und erhöht die Genauigkeit der Datenverarbeitung.

• Direkte Kommunikation: Die Kommentarfunktion ermöglicht eine direkte und transparente Kommunikation mit den Beteiligungsunternehmen. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und verbessert die Qualität der Entscheidungsprozesse.

• Standardisierte Datenverarbeitung: Finanzdaten können sofort weiterverarbeitet werden, was die Analyse und Berichterstattung erleichtert. Dies unterstützt das Beteiligungsmanagement bei der Erstellung präziser und umfassender Berichte​.

Durch die Nutzung von fidas.Direkt können Kommunen ihre Beteiligungsverwaltung nicht nur effizienter gestalten, sondern auch die Sicherheit und Transparenz ihrer Prozesse erheblich verbessern. Unsere EntwicklerInnen verbessern die Plattform kontinuierlich, sodass Kommunen auch in Zukunft den steigenden Anforderungen gerecht werden und ihre Verwaltungsprozesse optimieren.

Erfahrungen aus der Praxis

Mehrere Kommunen setzen fidas.Direkt erfolgreich ein, und das positive Feedback unterstreicht den Mehrwert der Plattform. Ein herausragendes Beispiel ist die Landeshauptstadt Kiel, die fidas.Direkt von Beginn an im Einsatz hat und seither erhebliche Verbesserungen im Beteiligungsmanagement verzeichnen konnte.

Der Eigenbetrieb Beteiligungen der Landeshauptstadt Kiel berichtet für die Saxess AG über die neuen Arbeitsstrukturen und generellen Vorteile der Nutzung von fidas.Direkt.

Welche Vorteile sehen Sie in der Nutzung von fidas.Direkt?

Der Eigenbetrieb Beteiligungen der Landeshauptstadt Kiel berichtet über die Vorteile der Nutzung von fidas.Direkt:

“fidas.Direkt hat uns die Möglichkeit gegeben, den Arbeitsfluss von Beginn des Erhalts der Ist- und Plandaten von den einzelnen Beteiligungsunternehmen bis zu der Erstellung der Quartalsberichte deutlich zu verschlanken. Die Arbeit ließ sich mit der bisherigen Beteiligungssoftware kaum aufteilen. Auswertungen konnten nur von einer Person vorgenommen werden. Darüber hinaus mussten für die endgültige Fertigstellung des Quartalsberichtes zusätzliche Programme genutzt werden, was sehr zeitintensiv war. Mit fidas.Direkt betreut jeder Beteiligungsmanager*in seine eigenen Beteiligungen. Der Prozess ist nun einheitlich. Es gibt einheitliche Auswertungen und nur noch ein System in dem wir uns bewegen. Wir können uns nun alle in jedem Arbeitsschritt gegenseitig vertreten. Außerdem müssen wir keine sensiblen Daten mehr per E-Mail verschicken. Wir fragen 6 mal im Jahr Ist- und Plandaten der einzelnen Beteiligungen an. Nun schreiben wir im Prozess der Datenabfrage die Unternehmen nur noch einmal per E-Mail an, in welcher wir nur noch kurz erläutern wie der Spaltenkopf in fidas.Direkt einzustellen ist, sodass die Erfassung so geliefert wird, wie wir sie brauchen. Hier ist oftmals nur die Währungsskalierung anzupassen, da wir gewisse Auswertungen in einzelnen Einheiten mit Cent abfragen.”

Wie haben Sie die Umstellung der Software für die Beteiligungsunternehmen empfunden?

“Wir hatten auch vor fidas.Direkt nie Probleme, die Daten von den Unternehmen zu erhalten. Wir wissen von anderen Kommunen, dass der Datenaustausch mit den Beteiligungsunternehmen sich mit unter als nicht ganz so einfach gestaltet.”

Um die Beteiligungsunternehmen von Beginn an in den Prozess der neuen Datenverarbeitung zu inkludieren, bietet es sich an, ein formales Anschreiben vorzubereiten.

Wie haben Sie die Beteiligungsunternehmen in den Prozess eingebunden?

“Natürlich mussten auch wir unsere Beteiligungsunternehmen für das neue Programm sensibilisieren. Aber nach einer Eingewöhnungsphase und durch das Bereitstellen von Leitfäden haben wir sogar positive Rückmeldungen erhalten.”

“Das Programm ist gar nicht so schlimm, wie es am Anfang gewirkt hat.” berichtet hier ein Beteiligungsunternehmen.

Summen- und Saldenlisten können so sofort in fidas.Direkt hochgeladen und durch den Beteiligungsmanager verarbeitet werden. Die Kommentarfunktion und das Setzen von Statusmeldungen zeigen der Beteiligung den Stand der Verarbeitung an und vereinfachen die Kommunikation.

Wie hat sich Ihre Arbeit durch fidas.Direkt verändert?

“Die BeteiligungsmanagerInnen besitzen einen eigenen Zugang im fidas.Direkt für ihre betreuten Unternehmen. So werden die einzelnen, fertigen Steckbriefauswertungen des Quartalsberichts dem Beteiligungsunternehmen in der Bibliothek unter “Dokumente” wieder zur Prüfung und Kommentierung bereitgestellt. Die Einschätzung zur Unternehmensentwicklung kann durch das Beteiligungsunternehmen danach in fidas.Direkt hochgeladen werden, und schlussendlich von uns für den finalen Quartalsbericht weiter in fidas verarbeitet werden.”

fidas.Direkt scheint also generell zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz und der Kommunikation des immer komplexer werdenden Konzernverbunds geführt zu haben. Darüber hinaus wurde die Transparenz und die Datenverfügbarkeit zwischen Beteiligungsmanagement und Unternehmen deutlich erhöht, was aufgrund des verstärkten mobilen Arbeitens der Mitarbeitenden unerlässlich ist.

Gibt es etwas, was Sie bei fidas.Direkt nicht so gut finden?

“Über das Hilfecenter der Saxess AG haben wir Verbesserungsvorschläge in Bezug auf fidas.Direkt eingereicht. Dadurch, dass fidas.Direkt immer weiterentwickelt wird, konnten hier schon einige Punkte umgesetzt werden. So können seit dem Release 3.22 in den Wizard-Schritten “Gewinn und Verlust“, “Aktiva“ und “Passiva“ und “Individuelle Kennzahlen”, Positionen mit Unterpositionen nun auf- und zugeklappt werden. Das Verhalten entspricht dem Verhalten der Erfassungen der Controlling-Anwendung. Die manuelle Erfassung ist für die Unternehmen nun viel übersichtlicher.”

Schlussfolgerung und Perspektiven

Viele Kommunen sehen in der Einführung von fidas.Direkt einen essenziellen Schritt, um den steigenden Anforderungen im Beteiligungsmanagement gerecht zu werden. Die Plattform optimiert medienbruchfreie Arbeitsprozesse, reduziert den manuellen Aufwand und stellt sicher, dass alle Daten zentral und sicher gespeichert werden, was die Effizienz und Datensicherheit erheblich steigert. Die standardisierte Datenverarbeitung ermöglicht zudem schnellere und fundierte Entscheidungen.

Zukünftige Updates und Erweiterungen von fidas.Direkt werden die Funktionalitäten weiter verbessern und zusätzliche Anpassungsmöglichkeiten bieten, um den wachsenden Anforderungen weiterhin gerecht zu werden. Dies stellt sicher, dass Kommunen auf dem neuesten Stand der Technik arbeiten und ihre Verwaltungsprozesse zukunftssicher gestalten können.

Kommunen, die fidas.Direkt noch nicht nutzen, sollten in Erwägung ziehen, die Plattform einzuführen, um von den zahlreichen Vorteilen zu profitieren. Die positiven Erfahrungen der Nutzer unterstreichen den Mehrwert, den die Plattform bietet, und zeigen, dass fidas.Direkt ein entscheidender Baustein für die Zukunft der kommunalen Verwaltung ist.

Sie möchten mehr über fidas.Direkt erfahren? Kontaktieren Sie uns unter projekte@fidas.de. Gern können wir auch ein unverbindliches Angebot für Sie erstellen.