Die Digitalisierung des Beteiligungsmanagements der Stadt Hildesheim

Hildesheim in Niedersachsen hat eine Kernverwaltung und eine Vielzahl an selbständigen Aufgabenträgern öffentlich-rechtlicher sowie privatrechtlicher Natur. Insgesamt hat die Stadt 16 unmittelbare sowie 28 mittelbare Beteiligungen. Aufgrund seiner verwaltungsweiten Digitalisierung steuert Hildesheim diese Beteiligungen bereits größtenteils digital. Wie genau wurde das Beteiligungsmanagement modernisiert?

Das Beteiligungsmanagement musste digitaler werden

Nachdem der Rat der Stadt Hildesheim im Dezember 2020 eine stringente Digitalisierungsstrategie beschlossen hatte, begann die Suche nach einer webbasierten Software, die eine geringe Fehleranfälligkeit aufweist und mehrere Anforderungen erfüllt.

Die Software sollte:

• bei den Beteiligungen selbst einsetzbar sein,
• das gesamte Beteiligungsmanagement unterstützen,
• bestehende Reporting-Prozesse digitalisieren,
• für die Jahresabschlussanalyse, die Stammdatenverwaltung sowie die Erstellung der jährlichen Berichte genutzt werden,
• die Berichtspflege und Meldepflicht erleichtern,
•  eine lückenlose chronologische Dokumentation ermöglichen und
• einfach zu bedienen sein.

Im Rahmen einer Ausschreibung hatte die Software fidas der Saxess AG alle Kriterien erfüllt.

Einführung der Software fidas

2022 und 2023 wurden die Mitarbeiter im Beteiligungsmanagement zu den einzelnen fidas-Tools geschult und grundlegende Daten in die webbasierte Software eingepflegt: Gremienbesetzungen, Anteilsverhältnisse, Gesellschaftsdaten, Jahresabschlüsse und Wirtschaftspläne. Seitdem können unter anderem Quartalsberichte oder der Beteiligungsbericht einheitlich und digital erstellt werden.

Anfang 2024 wurden schließlich die Beteiligungsunternehmen selbst ins Boot geholt. Zunächst sollten diese einheitlich, sicher und papierlos ihre Sitzungsunterlagen versenden können. „Das Tool fidas.Sitzungen bietet die Möglichkeit Sitzungstermine inklusive Sitzungsunterlagen, aber auch Dokumente wie Satzungen, Gesellschaftsverträge oder Dokumente zu Registereinträgen zu hinterlegen“, so Johanna Frank, Sachbearbeiterin aus dem Beteiligungsmanagement der Stadt Hildesheim. Die Mandatsträger haben über eine App Zugang zu diesen Daten.

Datenübertragung für Beteiligungsunternehmen

Nachdem einzelne Beteiligungen bereits mit fidas.Sitzungen arbeiteten, erweiterte Hildesheim seinen Werkzeugkasten Mitte 2024 um fidas.Direkt. Unternehmen können ihre Finanzzahlen hierdurch eigenständig erfassen und wichtige Dokumente an das Beteiligungsmanagement übermitteln. Letzteres legt unter anderem die Unternehmenszugänge an, kontrolliert die eingehenden Finanzzahlen und führt Schulungen durch. Die erste Übermittlung der Finanzzahlen läuft dabei immer in enger Zusammenarbeit mit dem Management ab. Johanna Frank berichtet: „Inzwischen ist ungefähr die Hälfte der Beteiligungen mit den Tools ausgestattet.“

In Zukunft noch effizienter

Verstärkte Haushaltsbelastungen und eine zunehmende Übernahme neuer Aufgaben stellen die Stadt Hildesheim und ihr Beteiligungsmanagement vor neue Herausforderungen. Der öffentliche Haushalt muss dafür effizienter, transparenter und somit digitaler gestaltet werden. Durch die Einführung der fidas Software hat sich die Stadt der Transformation früh angenommen und digitalisiert die Steuerung ihrer Beteiligungsgesellschaften. So kann der Verwaltungsleitung und den politischen Mandatsträgern die wirtschaftliche Lage transparent und frühzeitig dargestellt werden. Zudem wird das Beteiligungsmanagement entlastet – trotz zunehmender neuer Aufgaben.