IDW-PS-880-Software-Zertifizierung: Was wird geprüft und warum?

Gerade in sensiblen Bereichen wie Buchhaltung oder Beteiligungscontrolling darf Software keine Unsicherheit verursachen. Mangelnde Nachvollziehbarkeit, hoher manueller Aufwand oder unklare Prozesse können schnell teuer werden. Um das zu vermeiden, ist verlässliche Qualitätssicherung entscheidend. Ein anerkanntes Gütesiegel ist ein IDW-PS-880-Zertifikat. Doch welche Anforderungen müssen Anwendungen erfüllen, um dieses zu erhalten?

IDW PS 880 ist ein Prüfstandard des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) zur Beurteilung von Softwareprodukten. Anbieter von IT-Anwendungen können hierbei einen unabhängigen Wirtschaftsprüfer beauftragen, um die Software oder einzelne Module zu prüfen. Von diesem wird analysiert, ob die Anwendung ordnungsgemäß arbeitet und bei sachgerechter Nutzung die versprochenen Funktionen erfüllt. Der Standard ist besonders relevant für Software, die in Controlling- und Finanzprozessen eingesetzt wird, darunter: Buchhaltungs-, Finanz- und Beteiligungsmanagement-Software.

Die Prüfung nach IDW PS 880

Die Zertifizierung ist ein strukturierter Prozess, der verschiedene Aspekte einer Software untersucht. Dabei stehen drei Prüfbereiche im Fokus:

1. Der Software-Entwickler

• Bringt er das nötige Know-how und die Qualifikationen für die Softwareentwicklung mit?
• Verfügt er über ausreichend Personal, technische und finanzielle Ressourcen?
• Ist ein effektives Risikomanagement vorhanden?

2. Die Software an sich

Die Funktionsprüfung untersucht, ob die Software die vorgesehenen Aufgaben korrekt ausführt. Der Wirtschaftsprüfer testet dazu verschiedene Funktionen der jeweiligen Anwendung und prüft die Verarbeitung der Daten: vom Einpflegen der Information über die Speicherung und Auswertung bis zur Löschung. Es werden Fragen beantwortet wie: Sind die notwendigen Programmfunktionen für das Aufgabengebiet des Softwareprodukts angemessen? Ist die Entwicklung der Software chronologisch festgehalten?

Besonders im Beteiligungsmanagement ist dies relevant: Hier müssen komplexe Finanzstrukturen transparent und sicher verwaltet werden.

3. Die ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation

Für jedes datenverarbeitende System ist eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation erforderlich, um die Ordnungsmäßigkeit nachzuweisen und die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Sie umfasst die:

• Anwenderdokumentation: Beinhaltet alle Informationen, die für eine sachgerechte Bedienung der jeweiligen Software nötig sind, darunter eine allgemeine Beschreibung der Aufgabenbereiche und eine Erläuterung der Beziehungen zwischen Modulen.
• Technische Systemdokumentation: Enthält die technische Darstellung der IT-Anwendung inklusive Details zur Datenorganisation, zur Fehlerbehandlung und zu Schnittstellen.
• Betriebsdokumentation: Erfasst den sicheren Betrieb, u. a. Datensicherungsverfahren, Updates und Freigabeprozesse.

Nach bestandener Prüfung, die etwa vier bis neun Monate dauert, erhält der Softwarehersteller eine Bescheinigung, die nachweist, dass das geprüfte System ordnungsgemäß funktioniert.

Vorteile für Anwender zertifizierter Software

• Die Bescheinigung dient als Nachweis für die Ordnungsmäßigkeit der Anwender-Software, wenn der Nutzer selbst von Dritten geprüft wird.
• Finanzielle und rechtliche Risiken werden stark verringert.
• Alle erfassten Daten und Geschäftsvorfälle sind nachvollziehbar dokumentiert und revisionssicher gespeichert.
• Anwender müssen die Software nicht selbst zeitaufwendig prüfen.

 

Übrigens: Auch unsere Software fidas.BMS, die speziell für das Beteiligungs-, Investment- und Beteiligungsportfoliomanagement entwickelt wurde, wird aktuell geprüft.

Sie interessieren sich für das Thema zertifizierte IT-Anwendungen? Wenden Sie sich gerne an unseren Experten Stephan Lau.