Landeshauptstadt Mainz
Unternehmenssteckbrief
Mainz ist die Landeshauptstadt des Bundeslandes Rheinland-Pfalz. Mainz ist die größte Stadt des Bundeslandes und gehört zu einem der fünf rheinland-pfälzischen Oberzentren. Zur Umsetzung ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit beteiligt sich die Stadt Mainz u. a. an rechtlich selbständigen Unternehmen und deren Beteiligungsgesellschaften, zwei Anstalten des öffentlichen Rechts, mehreren Zweckverbänden, darunter den Zweckverband Sparkasse sowie an drei wirtschaftlich selbständigen, aber rechtlich unselbständigen Eigenbetrieben.
In Form eines jährlich aktuellen Beteiligungsberichtes informiert die Stadt ihre Bürger und Bürgerinnen über den öffentlichen Zweck und die wirtschaftliche Situation der verschiedenen Gesellschaften.
Die Aufgabe definieren
Das kommunale Beteiligungsmanagement der Stadt Mainz umfasst ein breites Aufgabenspektrum. Es gilt das gewachsene und vielfältige Beteiligungsportfolio zu verwalten und zu steuern. Dabei sind verschiedenste rechtliche Vorgaben einzuhalten. Die Stadt Mainz hat sich im Rahmen einer Ausschreibung entschieden das Softwareprodukt fidas für die Verwaltung und Steuerung ihrer Beteiligungen einzusetzen. Dabei gilt es folgende Anforderungen des Beteiligungsmanagements zu berücksichtigen:
- Unterstützung der Mandatsbetreuung
- Einhaltung der umfangreichen Dokumentationspflichten
- Gewährleistung des schnellen Zugriffs auf benötigte Dokumente wie Beschlüsse etc.
- Erstellung von Quartalsberichten für Aufsichtsratssitzungen
- Erstellung des jährlichen Beteiligungsberichtes
Darüber hinaus wünscht sich die Stadt Mainz ein einheitliches Vorgehen im Hinblick auf die Datenbereitstellung durch die Beteiligungen.
Herausforderungen erkennen
Die wichtigste Liefergröße zu Beginn des Einführungsprojektes stellte der Beteiligungsbericht dar. Dieser muss Anfang des 4. Quartals eines Kalenderjahres in der letzten Stadtratssitzung eingereicht werden. Um die Qualität und Quantität der Berichtsinhalte sicher zu stellen bedurfte es einer intensiven Auseinandersetzung mit der Software fidas seitens der Anwender, vor allem, um den gewünschten Stammdatenumfang abzubilden.
Zu den spezifischen Herausforderungen im Rahmen der Beteiligungsberichtserstellung zählten:
- Integration umfangreicher Beteiligungsstammdaten
- Verbesserung der Stammdatenqualität
- Abbildung des Beteiligungsberichtes im Corporate Design der Stadt Mainz
- Abstimmung der im Beteiligungsbericht erforderlichen Inhalte
- Anpassung der Stammdatenschnittstelle zur Abbildung spezifischer Informationen
Der Projektverlauf zur Lösung
Der Projektauftakt erfolgte mit einem gemeinsamen Workshop. Ziel dieses Workshops war es die kundenseitigen Anforderungen und bestehenden Prozesse mit den in der Software unterstützten Funktionalitäten und Workflows abzugleichen. Es gilt abzustimmen, welche Daten durch den Kunden exemplarisch zu liefern und welche kommenden Projektschritte erforderlich sind.
Gleich zu Beginn des Projektes wurde die Stammdatenverwaltung von fidas aufgesetzt. Nach der ersten Schulungseinheit mit dem Schwerpunkt „Stammdatenpflege mit fidas“ galt es die Beteiligungsstammdaten in das System einzupflegen. Dadurch konnten die Anwender sich schnell mit der Software vertraut machen und die bestehende Stammdatenkonfiguration auf Anpassungsbedarf hin prüfen. Parallel dazu erfolgte die Integration des Finanzdatencontrollings mit fidas Software. Die Anwender wurden diesbezüglich in zwei weiteren Schritten geschult. Neben einer Einführung in das Controlling einschließlich der Retrospektive Stammdatenverwaltung wurde ein Intensivkurs für die Controlling Module durchgeführt.
Da der Fokus sehr stark auf der Beteiligungsberichtserstellung lag, galt es die erforderlichen Inhalte des Beteiligungsberichtes zu definieren und eine entsprechend auf das Corporate Design der Stadt Mainz abgestimmte Word-Vorlage zu entwerfen.
Bereits in der Standardvariante ist fidas Software für den Einsatz eines ganzheitlichen Beteiligungsmanagements vorgesehen, um so eine effektive Verwaltung und Steuerung aller Beteiligungen sicherzustellen.
Ob Bilanz- und Plan-Ist-Auswertung, Portfolioauswertungen wie Kennzahlenbetrachtungen und dem Beteiligungsbericht: fidas Software ermöglicht ein regelmäßiges und zeitnahes Betrachten der wirtschaftlichen Situation von Beteiligungen.
Über das Ergebnis freuen
Der Beteiligungsbericht
Automatisch: standardisiertes Berichtswesen für die Jahresauswertung
Übersichtlich: wirtschaftliche Entwicklung aller Beteiligungen in tabellarischer Form
Strukturiert: Organigramme bereiten die Beteiligungsstruktur grafisch auf
Grafisch: Diagramme zur grafischen Darstellung von Daten und Sachverhalten
Vollständig: Übersicht zu jeder Beteiligung mit eigenem Beteiligungssteckbrief
Abrufbar: Jederzeit schneller Zugriff
Anpassbar: Export als Word-Dokument
Betrieb der Software durch den Eigenbetrieb „KDZ – Kommunale Datenzentrale Mainz“
Die Softwarelösung fidas kommunal wird zusammen mit der optionalen Portallösung für die Beteiligungsunternehmen fidas direkt vom KDZ-Mainz betrieben. Dort erfolgt ein professionelles Management der Produktiv- und Testumgebungen. Die Updates der Software fidas-kommunal werden durch die Saxess AG auf einem Cloudlaufwerk (own-cloud) inkl. eines Betriebshandbuches bereitgestellt, das Aktualisieren der Software übernimmt das KDZ selbstständig. Zur Unterstützung der Anwender oder Durchführung von Anpassungen an der Web-Oberfläche der Software wurden von der Saxess AG ein Citrix Client und eine Terminalserververbindung eingerichtet.
Das KDZ betreibt Anwendungen für über 150 Kommunalverwaltungen. Die Landeshauptstadt Mainz ist der erste Anwender/Mandant der fidas-Software. Durch die Mehr-Mandantenfähigkeit der fidas-Software können problemlos weitere Kommunalverwaltungen hinzugenommen werden.
Wie geht es weiter
Die Stadt Mainz hat sich mit fidas Software für ein Beteiligungsmanagementsystem, dass die Stammdatenverwaltung und das Finanzdatencontrolling vereint. Für die Darstellung der unterschiedlichen Beteiligungen im Beteiligungsbericht war der Aufbau der Stammdatenverwaltung, die Abbildung von Beteiligungsstrukturen und die Verwaltung der Beteiligungssteckbriefe von zentraler Bedeutung.
Die dafür notwendigen Daten sind durch den Einsatz von fidas Software schneller abrufbar und durch die zentrale Pflege effizient zu verwalten.
In Rahmen der weiteren Zusammenarbeit liegt der Fokus auf dem Bereich des Finanzdatencontrollings. Standardisiertes Vorgehen bei der Berichterstattung zur Unterstützung der Gremien und Mandate sowie das aktive Einbinden der Beteiligungen in den Datenintegrationsprozess, mittels fidas direkt, werden in den kommenden Monaten das Tätigkeitsfeld bestimmen.
